La gestion centralisée d’équipements : l’audace d’un trio interdisciplinaire

Pour son projet de gestion centralisée d’équipements, le CHUM s’est trouvé sous les projecteurs lors du 54e Congrès de l’Association québécoise de la logistique et de l’approvisionnement du secteur de la santé (AQLASS). Un succès interdisciplinaire qui mérite toute la lumière projetée sur lui! 

Voilà plus d’un an que Joumana Fawaz, Marc-Olivier Hunter et Sabrine Sahmi s’affairent à mettre au point une solution pour optimiser la gestion des équipements médicaux partagés par les équipes au sein du CHUM. Soudain, leur projet – un système de gestion centralisée – est récompensé de la plus haute distinction remise par l’AQLASS : le Prix d’excellence. Trophée en main, ils témoignent aujourd’hui du chemin parcouru pour en arriver à son déploiement, nous transportant dans les coulisses d’un travail de l’ombre aux retombées significatives. 

Si cette histoire se termine bien, elle commence par un défi à résoudre : la gestion inefficiente des surfaces thérapeutiques. D’apparence semblable aux matelas standards d’hôpitaux, ces surfaces spécialement conçues pour prévenir les lésions de pression se trouvent en quantité limitée dans le CHUM. Au sein de notre vaste hôpital, sans l’existence d’un parc centralisé et géolocalisé de surfaces thérapeutiques, les équipes soignantes étaient butées à maintes difficultés. Parmi elles : des surfaces perdues et de longues heures passées à les retrouver. Plus encore, « l’outil existant ne permettait pas au personnel de choisir la bonne surface, entre toutes les surfaces existantes, pour le bon patient », se rappelle Joumana, conseillère en soins spécialisés, soins de plaies et cheffe des stomothérapeutes.

La conseillère décide alors de s’attaquer au défi en s’alliant à de précieux collaborateurs. Marc-Olivier et Sabrine entrent en jeu. Lui est spécialiste en procédés administratifs à la Direction de l’approvisionnement et de la logistique (DAL); elle, conseillère cadre en gestion des ressources matérielles à la Direction des soins infirmiers (DSI). Pendant plus d’un an, le trio travaille en interdisciplinarité pour mettre au point une gestion optimisée des surfaces thérapeutiques : un parc commun d’équipements accessible par l’intermédiaire d’un système informatisé entièrement conçu ici (merci à Sylvain Moineau, programmeur-analyste au CHUM). 

Surface thérapeutique

Si les demandes de surfaces par le personnel clinique se faisaient autrefois au moyen d’un formulaire papier, qu’il fallait numériser et classer, elles sont aujourd’hui entrées dans une application simple d’utilisation, inspirée des bornes de commande de fast food. On y entre pour sélectionner - soutenu d’un algorithme d’aide à la décision - la surface thérapeutique la plus adaptée à la patiente ou au patient. C’est désormais la DAL qui est responsable de les distribuer dans les unités de soins et de les récupérer selon les besoins. Plus encore : un système de géolocalisation permet d’éviter de perdre les surfaces, elles qui s’apparentent aux matelas ordinaires. 

Le système a été mis en ligne il y a un an, et déjà, ses retombées sont multiples. Parmi les plus significatives, Sabrine souligne le poids dégagé sur les épaules du personnel soignant : « En délestant les cliniciens de la charge administrative associée à la réservation papier des surfaces, l’application disponible 24/7 leur permet de passer plus de temps auprès des patients. » Marc-Olivier, quant à lui, fait valoir les décisions éclairées qu’il permet au CHUM : « Toutes les données compilées dans le système nous permettent de savoir quelles surfaces sont les plus utilisées, et lesquelles le sont moins. C’est une façon pour nous d’identifier ce qui mérite d’être acheté et ce qui devrait plutôt être loué à l’externe, nous permettant d’économiser. » Pour l’organisation, investir dans ce projet rime avec beaucoup d’économies. 

Toutes ces retombées font la fierté du trio. Mais c’est surtout le travail interdisciplinaire déployé dont il se réjouit. Cette application, elle est le point culminant d’un dur travail d’équipe.

Khouloud Amri Mili et Jean-François Aie sont tous les deux des joueurs clés dans la gestion des surfaces thérapeutiques, ici au CHUM. En tant qu’agente administrative à la DAL, elle gère les demandes de location et de retour entrées sur la plateforme. C’est ensuite à lui, magasinier, d’entrer en jeu pour assurer la livraison et la récupération des équipements sur les différentes unités.